Walikota Medan Drs H Rahudman Harahap MM didampingi Sekda Kota Medan Ir Syaiful Bahri MSi secara resmi membuka Rapat Koordinasi Wilayah Penyelarasan Program Pembinaan Kearsipan Tahun 2014 di Hotel Santika Dyandra Jalan Maulana lubis, Medan, Sumatera Utara, Rabu (17/04/2013).Walikota Medan dalam sambutannya “mengatakan Sebagai bagian dari unsur administrasi negara yang pokok maka tugas dan fungsi kearsipan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah, fungsi-fungsi kearsipan bahkan mengingat seluruh proses-proses paling awal sampai dengan sistem pelaporan dan evaluasi dalam administrasi pemerintahan daerah, penyelenggaraan fungsi kearsipan juga semakin penting dalam melaksanakan program pembangunan, melalui dokumentasian yang dilakukan kita dapat menelaah kembali semua input, proses dan output untuk meyakinkan kita bahwa seluruh program telah dilaksanakan sesuai dengan tahapan, tata cara serta pengendalian program efesien dan efektif”, kata Walikota.
Rapat Koordinasi ini dihadiri sebanyak 580 peserta terdiri dari pimpinan Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota Sumut, Jogya, DKI Jakarta, Banten, Lampung, Sumbar. Sumsel, Bengkulu, Riau, Nad, Jambi dan Kepulauan Riau, hadr dalam kesempatn tersebut, Sekda Medan Ir Syaiful Bahri, Deputi Bidang Informasi Pengembangan Kearsipan Dra Dini Saraswati MAP. Direjtur Kearsipan daerah Widarno SH, Kepala Badan Perpustakaan Arsip danDokumentasi Sumut Hasangapan Tambunan SPD Msi.Walikota menilai rapat koordinasi program pembinaan kearsipan wilayah ini memiliki makna penting dan strategis terutama untuk memperkokoh konsultasi lembaga kearsipan ditingkat daerah dan pusat, sebagai sarana evaluasi kinerja di bidang kearsipan, dan singkronisasi rencana program dan kegiatan kearsdipan antara pemerintah pusat dengan lembaga kearsipan ditingkat daerah untuk tahun 2014.Menurut Rahudman, untuk mengoptimalkan fungsi-fungsi kearsipan saat ini tugas-tugas kearsipan telah lebih banyak diaplikasikan melalui sistem komputerisasi berbasis ICT, tugas-tugas kearsipan saat ini seharusnya tidak lagi dipenuhi dengan tumpukan-tumpukan kertas secara berlebihan, sehingga dapat diselenggarakan lebih mudah sekaliogus efesien dan efektif, melalui pengembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi di bidang kearsipan peranan Arsip bahkan dapat mendukung sepenuhnya penyelenggaraan pemerintah daerah yang semakin partisipatif, transparan dan akuntabel.“Masalah Arsip sangat penting dan urgen, bila arsip tidak baik maka arsip tidak terdata dengan baik, semua set terdata di arsip, termasuk kebijakan, keputusan, termasuk semua kegiatan program, “ ujar Walikota.Ditambahkan Rahudman, kalau kita mau merekam semua aset ada di Arsip, jadi dengan adanya aset yang tertata dengan baik akan dapat melihat aset apa yang belum di arsipkan bila kita, selama ini kendala kita untuk mendapatkan opini penilaian, untuk itulah aset ini sangat penting, dan pemeintah Kota medan sendiri dinilai masalah Arsip ini sudah mulai baik, dsan memang kita harus benahi lagi, pertama data aset kita harus ada secara khusus, seperti Arsip selama sepuluh tahun, dan ini akan kita recanakan, kemudian untuk Asrsip dan Perpustakaan akan dipisahkan, karena arsip harus berada digaris terdepan untuk bisa mengdokumentasikan semua kibajakan dan aset.“Dalam penyelenggaraan fungsi arsip, keterbatasan-keterbatasan daerah ini tentunya membutuhkan pembinaan dan fisilitas yang berkelanjutan, oleh karena itu rapat koordinasi ini saya nilai sangat strategis untuk diikuti bagi seluruh daerah terutama Kabupaten/Kota”, ungkap Walikota Medan. Walikota Medan berharap “ nantinya Rakoorwil kearsipan ini menjadi bagian dari langkah-langkah yang berkelanjutan untuk menyediakan pengelolaan arsip yang tertib dan baik, guna mewujudkan pemerintahan yang lebih bersih dan berwibawa, dan dengan opertemuan ini dapat menghasilkan rekomendasi-rekomendasi yang disepakti bersama, serta benar-benar dapat diterapkan dan dijalankan oleh masing-masing pemerintah daerah”, ujar Rahudman.
